Présentation de la société : INSTITUT NATIONAL POLYTECHNIQUE DE TOULOUSE

Créé en 1969, Toulouse INP est un acteur majeur de la formation en ingénierie et de la recherche, ainsi qu’un élément fondateur du paysage universitaire toulousain. L’établissement se distingue par son offre variée avec des formations saluées pour leur excellence académique. Reconnu ainsi que ses écoles dans les classements nationaux et internationaux, Toulouse INP est membre du groupe INP, premier réseau français d’écoles d’ingénieurs.

Descriptif du service

Les activités se feront sur le site d’une des écoles de l’Institut National Polytechnique de Toulouse : l’ENSEEIHT (Ecole Nationale Supérieure d’Electrotechnique, d’Hydraulique, d’Informatique et des Télécommunications) située 2, rue Camichel à Toulouse. Son service scolarité est composé de 12 personnes placées sous l’autorité d’une responsable de service en lien avec la Direction des Etudes. Ce service gère la scolarité d’élèves ingénieurs sous statuts étudiant ou apprenti, des élèves de Masters, Masters of Science, Mastères Spécialisés et DU, soit près de 1800 apprenants.

Missions

Placé sous l’autorité du responsable du service de la scolarité, le gestionnaire de scolarité assure la gestion des formations qui lui sont attribuées, en lien étroit avec l’équipe du service, les étudiants, les enseignants et les services de l’école qui interagissent avec la scolarité.

Il a des fonctions polyvalentes de gestion des formations, d’assistance technique et logistique et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques et procédures dans le domaine de la scolarité.

Missions :

• Gérer les structures d'enseignement et les emplois du temps en collaboration avec les responsables d'années et de parcours (utilisation logiciel ADE) -Instruire les inscriptions pédagogiques en appliquant les procédures administratives et techniques dédiées (suivi individualisé et contrats pédagogiques) ,
• Garantir le suivi des maquettes pédagogiques en collaboration avec les responsables de formation,
• Gérer les agendas et contrôler les échéances : emploi du temps en cohérence avec la maquette des enseignements, modifications au quotidien et communication, calendrier des examens,
• Organiser et mettre à jour des bases de données étudiants et enseignements (listes, notes, absences, groupes, extractions, modifications pour votes…)
• Assurer le soutien logistique à la bonne tenue des enseignements, examens, soutenances et événements,
• Préparer les jurys (vérification de saisie de notes, résultats, propositions) et mise à jour des décisions (APOGEE, puis PEGASE) .

Conditions particulières d'exercice

Calendrier universitaire contraint : Périodes de forte activité

Profil recherché

Savoirs faire et compétences techniques principales recherchées :

• Maitrise des outils de gestion de scolarité notamment les domaines Inscriptions Pédagogiques et Résultats issus d’APOGEE bientôt PEGASE, outils d'ADE.
• Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, messagerie électronique) ,
• Excellentes qualités rédactionnelles,
• Capacité à gérer des surcharges ponctuelles et des situations

Savoir-être et compétences associées :

• Sens de l’organisation, sens de la hiérarchie.
• Rigueur et fiabilité.
• Sens relationnel et de la communication.
• Esprit de discernement.
• Polyvalence.
• Capacité à rendre compte,
• Autonomie dans l’organisation du travail et la gestion des priorités.
• Travail en équipe.
• Mise en œuvre de démarche qualité.
• Sens du service public.

Connaissances :

• Fonctionnement de l’université et de ses instances.
• Mode de fonctionnement des administrations publiques.
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.
• Techniques de secrétariat de gestion administrative, d’élaboration de documents,
• Culture internet et techniques de communication