Présentation de la société : UNIVERSITÉ PARIS 8

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

• 23 935 étudiants,
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique
• 36 licences (dont 11 professionnelles) , 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Descriptif du service

L’UFR Langues et Cultures Étrangères (LLCER-LEA) a une double vocation : former des spécialistes de langues, littératures et civilisations étrangères en formations « spécialistes et accueillir des spécialistes d’autres disciplines au Centre de Langues (CDL) . La Licence LLCER de l’Université Paris 8 se décline en parcours fondés sur une ou plusieurs langues étrangères dans un souci de prise en compte de la diversité des débouchés professionnels qu’elles offrent dans le contexte actuel, qu’on l’envisage sous l’angle de la mondialisation, de la montée en puissance des pays émergents ou de la construction européenne. La filière LEA (Langues Etrangères Appliquées) , à vocation professionnalisant, associe l’étude de deux langues étrangères et se décline selon trois parcours. Un grand choix de diplômes permet la poursuite d’études au niveau Master (recherche ou professionnel) et Doctorat à l’UFR des langues. Le Master « Langues et Sociétés » est transdisciplinaire et multilingue. Il se décline selon 2 parcours : Médias Culture 2 Langues, et parcours Etudes Transnationales Transculturelle. Et enfin le Master Traduction Interprétation parcours Lettres Interface Numérique et Sciences Humaines.

Missions

L’UFR Langues et Cultures Etrangères (LLCER-LEA) compte environ 2000 étudiants inscrits en formations Licence et Master. Le responsable de la scolarité et les secrétariats pédagogiques Licences et Masters accompagnent chaque année environ 1500 étudiants en Licence et environ 300 étudiants en Master au Pôle de Spécialistes.

Le Centre de Langues (CDL) qui fait partie intégrante de l’UFR LLCER-LEA a pour vocation d'enseigner et d’organiser des enseignements en langue vivante à destination des étudiants et des personnels provenant de toutes les composantes de l'université. Le CDL offre chaque année à plus de 7000 étudiants des enseignements en 13 langues étrangères (allemand, anglais, arabe, berbère, catalan, chinois, coréen, espagnol, hébreu, italien, japonais, portugais et russe) .

L’équipe enseignante de l’UFR totalise environ 130 enseignants-chercheurs et un plus de 100 chargés de cours.

L’équipe administrative est composée de 13 agents.

L’adjoint.e au RAF de l’UFR LLCE-LEA assure, aux côtés et sous l’autorité du Responsable administratif de l’UFR des missions d’accueil et de coordination, de secrétariat de direction, de suivi budgétaire, et mène à bien certains dossiers qui lui sont ponctuellement confiés.
DESCRIPTION DE LA FONCTION

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Participer à l’instruction des dossiers en les préparant et en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière;collaboration étroite avec la responsable administratif et financier
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiée
• Gérer le(s) agenda(s) des projets et contrôler les échéances
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données
• Participer à la préparation documentaire des Conseils d’UFR, des réunions des responsables de formation et de département, des Conseils de Perfectionnement
• Assurer le lien entre l’UFR et les services centraux (scan de fichiers, frappe de documents, établissement, transmission et suivi des bordereaux visé s par le RAF)
• Envoi de courriel rappel, mise à jour de l’annuaire de l’UFR, rédaction/frappe de compte-rendu de réunions et conseils, d’attestations ainsi que d’autres documents administratifs
• Alimenter des tableaux de suivi ainsi que des tableaux de bord
• Organiser les opérations liées aux élections
• Mettre à jour les pages web de l’UFR
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe

• Rôle d’interface avec certains services centraux et partenaires extérieurs de l’UFR
• Assurer la coordination au sein de l’UFR de l’action des services centraux suivants: Service Logistique et Service Patrimoine.

Etablir des demandes de devis auprès des fournisseurs;procéder à la saisie des commandes;enregistrer le service fait après livraison;gestion de stocks…

Profil recherché

Savoir :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques : bonne connaissance de l’environnement de l’Université
• Politiques, dispositifs et procédures propres à l’Université
• Environnement et réseaux professionnels
• Culture internet
• Connaissances et Application des techniques de communication

Savoir-faire :

• Techniques d’élaboration de documents
• Utilisation de logiciels spécifiques à l’activité
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Capacité à travailler en autonomie tout en respectant des consignes hiérarchiques
• Capacité à travailler dans l’urgence

Savoir-être :

• Travailler en équipe
• Sens relationnel, goût pour le contact avec un public polyvalent exigeant
• Sens de l’organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Savoir naturellement rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Discrétion
• Disponibilité