Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

La Ville de Longwy, employant 270 agents, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour les services culture / animation / santé & cohésion sociale / médiation / vie associative / jeunesse.

Sous l'autorité du responsable hiérarchique, vous assurez le soutien organisationnel, logistique et administratif du responsable de ces services. Vous facilitez la coordination, le suivi des dossiers et la circulation de l'information entre les services.

Activités principales
1. Assistance au fonctionnement du Responsable o Gestion de l'agenda du responsable et prise de rendez-vous o Organisation des réunions (convocations, réservation de salles, préparation des documents)
o Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, notes internes, etc.
o Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil physique des interlocuteurs
2. Suivi administratif transversal des services o Centralisation et suivi des courriers entrants/sortants du responsable o Suivi des tableaux de bord, échéanciers, plannings et projets transversaux o Mise à jour de documents de référence : annuaire des partenaires financiers, logistiques, associatifs, etc.
o Coordination logistique (commandes, fournitures, déplacements, etc.)
3. Support aux services rattachés au responsable o Aide ponctuelle à la préparation d'événements, réunions de service, commissions o Consolidation de bilans d'activités et de rapports transmis par les chefs de service o Interface avec les services supports (RH, finances, informatique, etc.)
o Lien et soutien avec l'assistant administratif culturel, événementiel et vie associative.
4. Gestion documentaire o Classement et archivage (physique et numérique)
o Application des règles de confidentialité et d'archivage de la collectivité

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

Compétences requises
Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des procédures administratives et des circuits de décision internes
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
• Connaissance des outils de GED (gestion électronique des documents) appréciée

• Rédaction claire et synthétique
• Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
• Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Source de proposition d'organisation et de fonctionnement
• Une veille administrative permanente auprès du responsable

• Rigueur, autonomie, réactivité
• Esprit d'équipe, sens du service public
• Bon relationnel, diplomatie, adaptabilité

• Travail en transversalité avec plusieurs interlocuteurs internes et externes
• Pic d'activité en période de préparation budgétaire, événements ou échéances administratives