Présentation de la société : CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET MÉTIERS (CNAM)

Le Cnam est un grand établissement, ayant le statut d’EPSCP, composé d’un établissement national et d’un réseau d’une trentaine de centres régionaux. Ses principales missions sont la formation tout au long de la vie, la recherche et la diffusion de la culture scientifique et technique notamment via son musée. Les activités du Cnam relèvent autant de l’enseignement supérieur que de la formation professionnelle.

Descriptif du service

La Direction nationale des formations (DNF) est une direction fonctionnelle qui gère l’offre de formation du Cnam (diplômes LMD, diplômes d’établissement, titres RNCP, mastères CGE, titres d’ingénieur…) au niveau national, son accréditation, son déploiement dans le réseau. Elle coordonne et développe les services de connaissance et d’accompagnement des publics (AIOA, VAE, VAPP, VES) et assure la délivrance des certificats, titres et diplômes de tous les auditeurs.

La DNF est organisée en 3 pôles :

• Offre de certification-formation et déploiement,
• Connaissance et accompagnement des publics,
• Gestion de la diplomation et de la validation des acquis.

Missions

L’assistant du pôle apporte son appui administratif à la cheffe de Pôle dans toutes les activités de gestion relevant de son périmètre. Elle est amenée à interagir quotidiennement avec les différents interlocuteurs du périmètre diplomation et validation des acquis (personnels de la DNF, de l’EP, des CCR) ainsi qu’avec la Direction de la DNF.

Activités principales :

• Gestion de la boîte de messagerie institutionnelle du Pôle Gestion de la diplomation / VA (réponse aux demandes/réclamations des usagers)
• Accueil des interlocuteurs du Pôle (enseignants, personnels administratifs et techniques)
• Participation au traitement et à la résolution des contentieux et des réclamations en lien avec le Cabinet de l’Administratrice Générale du Cnam
• Participation aux opérations de contrôle administratif permettant l’authentification de diplômes et la diplomation à l’aide des applicatifs métier dédiés (Siscol et D3)
• Support logistique et administratif au dépôt au rectorat des diplômes nationaux
• Planification et organisation des temps forts de l’équipe (Outlook)
• Mise en forme, diffusion via les canaux adaptés, classement et archivage numérique des documents courants du Pôle (notes et règlements, courriers, livret accueil Pôle, authentifications en français et anglais etc…)
• Contribution à la démarche qualité de la DNF
• Appui logistique à la résolution des dysfonctionnements matériels au sein du Pôle

Activités secondaires en cas de besoin :

• Participation à l’instruction des dossiers de candidatures LP/Master en cas de pic d’activité
• Support à la production des tableaux de bord de suivi du Pôle

Conditions particulières d'exercice

• Temps de travail : 37h30 par semaine
• 44 jours de congés + 13 RTT sur une année universitaire (du 01/09 année N au 31/08 année N+1) , à proratiser selon la durée du contrat
• Management : non
• Gestion de projet : non

Profil recherché

• Niveau d'études min souhaité : baccalauréat

Compétences attendues :

Connaissances
Connaître le fonctionnement et les missions du Cnam
Connaitre les règlements rattachés aux diplômes et certifications ainsi que les grands principes de la validation des acquis
Connaître l’offre de formation du Cnam
Maîtriser des compétences bureautiques

Savoir-faire

Capacités rédactionnelles
Savoir utiliser les outils SI du Cnam notamment Siscol, D3, DIVES, Bédéo
Savoir chercher l’information, l’analyser et mener les actions nécessaires
Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
Savoir hiérarchiser les demandes en fonction des contraintes et des échéances

Savoir-être

Posséder rigueur, méthode et sens de l’organisation
Être autonome, réactif et savoir prendre des initiatives adaptées
Avoir l’esprit d’équipe, d’écoute et de dialogue
Être en capacité de s’adapter à un nouvel environnement