Présentation de la société : SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DES AFFAIRES EUROPÉENNES (SGAE)

Service   du   Premier   ministre   chargé   de   la   coordination   interministérielle   pour   les questions européennes et de l'OCDE, le SGAE :

• instruit et prépare les positions exprimées par la France au sein des institutions de l’Union européenne ainsi que de l’OCDE. Il assure la coordination interministérielle nécessaire à cet effet. Il transmet les instructions du Gouvernement aux agents chargés de l’expression des positions françaises auprès de ces institutions ;
• assure la mise en œuvre des règles du droit de l’Union européenne ainsi que le suivi interministériel de la transposition des directives, en liaison avec le Secrétariat général du Gouvernement (SGG) ;
•   veille   à   la   mise   en   œuvre,   par   l’ensemble   des   départements   ministériels,   des engagements souscrits par le Gouvernement dans le cadre des institutions européennes ;
•   assure,   avec   le   SGG,   la   mise   en   œuvre   des   procédures   qui   incombent   au Gouvernement pour l’application de l’article 88-4 de la Constitution ;
•   coordonne,   avec   le   ministre   chargé   des   affaires   européennes,   le   dispositif interministériel permettant l’information des membres du Parlement européen sur les positions de négociations du Gouvernement ;
• coordonne le dispositif interministériel de suivi de la présence française au sein des institutions européennes.

Descriptif du service

Dans ce cadre, le SGAE travaille en liaison étroite avec la Représentation permanente de la France auprès de l’Union européenne, à qui il transmet les positions françaises sur les questions européennes.
Placé auprès du Secrétaire général des affaires européennes, le bureau juridique est chargé des questions institutionnelles, des questions préjudicielles et des recours (en lien avec la direction des affaires juridiques du ministère de l'Europe et des affaires étrangères, agent du gouvernement français devant les juridictions de l'Union européenne) , du conseil juridique au sein du SGAE et auprès du cabinet du Premier ministre pour les questions relevant du droit de l'Union européenne, des négociations en matière de propriété intellectuelle, du traitement des dossiers SOLVIT et EU Pilot, ainsi que de la coordination interministérielle pour la mise en œuvre du droit de l’Union et des réponses aux pré-contentieux.
Il est composé d'une quinzaine d'agents.

Missions

Placé(e) auprès de la conseillère juridique, cheffe du bureau JUR, en binôme avec une autre assistante, le/la titulaire du poste assure :

Les fonctions de secrétaire-assistante. À ce titre, il/elle est chargé(e) de :

• gérer de l’agenda de la conseillère juridique et de ses adjoints et contrôler les échéances ;
• assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) ;
• informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs du bureau ;
• constituer les dossiers (entretiens, réunions à l'Élysée ou à Matignon, auditions parlementaires…) pour l'ensemble du bureau et à la demande du secrétaire général et en assurer l’organisation matérielle (réservation de salle, convocation, etc.)
• mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes, tableaux…)
• assurer l’organisation logistique des déplacements professionnels des agents du bureau (gestion et suivi des ordres de mission) ;
• traiter le courrier et en assurer la diffusion et le classement informatique ;
• assurer le suivi de tableaux de bord ;
• constituer et assurer la mise à jour en continu des listes de diffusion ministérielle thématiques (Outlook, Saphir, etc.) ;
• suivre le versement de documents au service de documentation et effectuer des recherches documentaires ;
• participation à la formation des nouveaux arrivants du bureau (agent ou stagiaire) aux outils de travail interne (diffusion de modèles de notes, courriels, comptes-rendus, etc.) ;
• gérer les aspects logistiques en lien avec le bureau ressources humaines et moyens (fournitures, réceptions, etc.) ;
• toute tâche en lien avec les fonctions ou utile au regard du bon fonctionnement du service.

• assurer la réception, l’enregistrement et la diffusion par voie dématérialisée des demandes des pièces de procédure de la Cour de justice de l’Union européenne ainsi que celles provenant du Tribunal de l’UE et de la Cour de justice de l'AELE (diffusion + rappels aux adjoints en cas de retard de diffusion au-delà de 2jours ouvrés) et hiérarchiser les priorités en termes de diffusion ;
• assurer le classement et l'archivage des pièces de la Cour et du Tribunal ;
• produire un tableau mensuel des arrêts et conclusions d'avocat général attendus le mois suivant ;
• participer à la préparation des cycles de transposition des directives (notamment recherche des nouvelles directives dans Eurlex) ;
• assurer la veille et la mise à jour du tableau des demandes d'accès aux documents sur le fondement du règlement 1049/2001, en appui de l'adjoint compétent et suivre les échéances d'envoi des réponses aux procédures d'infractions à la Commission ;
• assurer la veille des notes diplomatiques et du Journal officiel de l'Union européenne (JOUE)  ;
• assurer les recherches de documents juridiques sur des bases de données, la veille des télégrammes diplomatiques ;

Conditions particulières d'exercice

assurer les recherches de documents juridiques sur des bases de données, la veille des télégrammes diplomatiques ;

• assurer la rédaction de courriels ;

Profil recherché

De formation juridique, il/elle devra être doté(e) d’un excellent sens du relationnel, être en capacité de se positionner comme une personne ressource, être en mesure de trouver des solutions et être force de proposition. Ce poste suppose des qualités d'organisation, une grande discrétion et une capacité développée à travailler en équipe dans des délais contraints et parfois dans l'urgence.