Présentation de la société : INSTITUT DE FORMATION PUBLIC VAROIS DES PROFESSIONS DE SANTÉ

L’IFPVPS est implanté sur plusieurs sites : La Garde, Brignoles, Draguignan, Toulon et Saint-Raphaël.

Il comprend plusieurs filières de formation et services supports.

• Filières formations préparatoires aux différents diplômes d’Etat

o Diplôme d’Etat d’Infirmier

o Diplôme d’Etat de Psychomotricien

o Diplôme d’Etat d’Ergothérapeute

o Diplôme d’Etat d’Aide-Soignant

o Diplôme d’Etat d’Ambulancier

o Diplôme d’Etat d’Auxiliaire de Puériculture

o Diplôme d’Etat de Manipulateur en Electroradiologie médicale

• Filières formations préparatoires aux concours d’entrée et formation continue
• Services supports

o Service administratif, financier et logistique

o Service gestion des concours

o Service gestion des stages

o Service ISICOD : Ingénierie des Systèmes d’Information et Communication durable

o Centre de documentation et d’information

Descriptif du service

Le secrétariat de filière assure une fonction d’accueil et d’information.

Il participe, en collaboration avec le responsable de filière, à la gestion administrative des dossiers scolaires et contribue au bon fonctionnement de la filière dans ses aspects pédagogiques, administratifs, logistiques et financiers.

Le cas échéant, il assiste le responsable de site dans la gestion logistique et matérielle des locaux et participe à la gestion de la sécurité du bâtiment

Missions

Accueil, communication et gestion logistique

• Accueil et information présentiels, numériques et téléphoniques du public
• Réponse aux demandes d’informations et orientation des différents interlocuteurs
• Communication de l’offre de formation aux différents partenaires
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Réception et diffusion des communications et informations
• Gestion, transmission et réception des commandes de la filière ou du site : reprographie, matériels divers, droguerie, papeterie, denrées alimentaires…
• Transmission des bons de commandes, devis et bons de livraison au service financier pour traitement et suivi
• Transmission des demandes d’interventions
• Gestion et maintenance du petit matériel : pointeur, PC portables, télécommandes, micro…
• Assistance dans la préparation des forums, journées portes ouvertes, manifestations, réunions…

Activités spécifiques au secrétariat de site

• Suivi et classement des prestations / sécurité (registre spécifique)
• Gestion du fonctionnement quotidien : climatisation, ouvertures automatiques, visiophone, vidéosurveillance…
• Classement et archivage des documents papiers et numériques relatifs au site

Contribution au fonctionnement de la filière

Assistance du responsable de filière dans :

• la gestion des pré-rentrées administratives et rentrées, collecte des différents documents auprès des nouveaux arrivants, édition et diffusion des documents numériques ou papiers : contrats, règlement intérieur, dispositifs pédagogiques, livrets d’accueil…
• la gestion des bases de données administratives
• la préparation des commissions et instances pédagogiques : vérification des dossiers, édition des documents,
• la préparation à la certification selon calendrier prévisionnel : organisation de la collecte des fiches individuelles d’inscription et copies identité, renseignement des tableaux d’inscription Excel, préparation et vérifications des livrets de scolarité pour les candidats en échec, renseignement du tableau de résultats,
• l’affichage des résultats,
• la diffusion de l’information relative à l’inscription au fichier ADELI et à l’ONI,
• l’organisation de la collecte des données d’employabilité des nouveaux diplômés,
• la transmission des données et documents aux services IFPVPS concernés selon procédures et circuits en vigueur

Gestion des dossiers scolaires

• Commande des dossiers scolaires Berger-Levrault, portfolio et programmes
• Renseignement des données administratives sur les dossiers numériques individuels (FORMEIS)
• Classement et tenue des dossiers scolaires format papier
• Edition des bilans de fin de semestre ou d’année

Profil recherché

Qualités professionnelles :

engagement institutionnel ; motivation pour le travail en équipe ; aptitude à l’écoute et la communication ; sens de l’organisation, de l’anticipation et des priorités ; discrétion professionnelle

Compétences attendues

• Maîtrise des connaissances de base en secrétariat et bureautique (courrier, traitement de texte, publipostage, …)
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels : Word, Excel, navigateurs internet