Présentation de la société : UNIVERSITÉ MONTPELLIER 3
L’Université de Montpellier Paul-Valéry (UPVM) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.
Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.
Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.
Descriptif du service
Contexte du recrutement
La Direction des Études et de la Scolarité (DES) , composée de 31 agents, est sous la double responsabilité du Directeur Général des Services Adjoint formation et accompagnement à la réussite et du Vice-Président du CEVU. La Direction des Études et de la Scolarité est composée de 2 pôles chargés de la mise en œuvre et du bon fonctionnement des formations proposées par l’université à ses quelque 23 000 étudiants et d'un service d'accueil des étudiants en situation de handicap. Elle travaille en étroite collaboration avec les services ministériels pour la gestion des procédures d’accréditation, et avec les composantes pour la mise en œuvre de l’offre de formation et le suivi individuel des étudiants.
Au sein de la Direction, les services assurent les missions transversales et de logistique communes à l’ensemble des filières, depuis l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance des diplômes.
Missions
Assurer la gestion administrative et la délivrance des diplômes de l’établissement (hors doctorats) .
Mission 1 : Réaliser les opérations de gestion en relation avec le domaine de la délivrance des diplômes
Assurer l'accueil physique, électronique et téléphonique des usagers, en rapport avec la délivrance des diplômes.
Assurer la remise en présentiel et par courrier recommandé de l'ensemble des diplômes de l'établissement (hors doctorats) - environ 5 500/an.
Assurer la remise des suppléments au diplôme pour les niveaux Licence et Master.
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information en lien avec les diplômes nécessaire au fonctionnement du service.
Contrôler les informations personnelles présentes sur les diplômes avant chaque remise.
Assurer le suivi de l'activité de remise des diplômes (suivi des envois, enregistrement sur tableau de bord, etc.) .
Assurer la gestion et le paramétrage de la plateforme de rendez-vous.
Mission 2 : Assurer l'archivage et participer à la modernisation de la gestion des diplômes
Assurer l'archivage et le classement des diplômes, des ADD et des listes d'émargements.
Assurer la gestion logistique du matériel spécifique (enveloppes cartonnées, bordereaux AR, cahiers des envois internationaux) .
Participer à la modernisation du service en rapport avec la gestion des diplômes.
Mission 3 : Apporter un appui aux gestionnaires des résultats
Participer à la gestion des résultats et assurer les lancements de calculs à l'UE, au semestre et à l'année.
Participer aux délibérations des jurys de diplômes en appui aux gestionnaires des résultats.
Profil recherché
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Techniques de communication
Connaissance du fonctionnement et des circuits de décision de l'établissement
Connaissance de la réglementation se rapportant à l'édition et à la remise des diplômes
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils bureautiques
Savoir rechercher l'information, la vérifier, la synthétiser, la transmettre et la classer
SAVOIRS ÊTRE
Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Capacités d'adaptation, d'écoute et rédactionnelles
Respect de la confidentialité et discrétion professionnelle
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Une expérience professionnelle dans un établissement d'enseignement supérieur et dans un service de scolarité serait un plus.