Présentation de la société : UNIVERSITÉ HAUTE ALSACE - MULHOUSE

L’Université de Haute-Alsace compte près de 10 000 étudiants, inscrits dans plus de 170 formations, du niveau BUT, licence, diplôme d'ingénieur, master, jusqu'au doctorat, à Mulhouse et à Colmar. Elle compte également 14 laboratoires de recherche qui font de la recherche fondamentale et de la recherche appliquée. Université pluridisciplinaire très innovante, elle est reconnue pour la qualité de ses filières professionnalisantes (dont plus de 40 formations en apprentissage) et transfrontalières (avec 20 filières bi ou trinationales) . Elle contribue au développement du territoire grâce à la force de sa recherche partenariale menée en lien avec les entreprises.

Missions

Le secrétaire de département organise les relations externes et internes du chef de département, des responsables pédagogiques et de licence, des enseignants permanents et des enseignants vacataires, en recueillant, transmettant et facilitant la circulation de l’information au sein de la structure.

Il participe à l’animation du département et assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés.

Activités principales

• Assurer un accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion administrative du département
• Assurer le secrétariat du chef de département et des responsables pédagogiques
• Tenir à jour les tableaux de bord et fichiers
• Gérer les dossiers administratifs des enseignants permanents, des vacataires et des conférenciers
• Assurer le suivi des heures d’enseignement vacataire et leur paiement
• Participation aux inscriptions des étudiants et à la gestion de la scolarité du département
• Participer à la vie institutionnelle du département : préparer les réunions, rédiger les comptes rendus, préparer les élections…
• Assurer le suivi administratif de l’apprentissage (suivi des apprentis, préparation des réunions du comité de liaison, gestion du Carnet de Liaison Electronique (CLE)
• Participer à la préparation logistique des divers évènements de l’IUT
• Etablir et faire le suivi des engagements juridiques
• Réceptionner le matériel, assurer le suivi des livraisons et de la facturation, gérer les stocks

Profil recherché

Une formation en gestion administrative est demandée, ainsi qu’une expérience sur un poste similaire.