Présentation de la société : IMT MINES ALÈS

IMT Mines Alès est une grande école de prestige qui se classe parmi les meilleures écoles d’ingénieurs sur le plan national et mondial. Notre école, créée en 1875, est implantée à Alès, ville à taille humaine, capitale des Cévennes où la qualité de vie est fortement appréciée par ses habitants. Ville du département du Gard (30) , à 30 km au nord de Nîmes, Alès se situe au pied du Parc national des Cévennes, dont elle est – de loin – la ville la plus importante, avec ses 42 452 habitants et son agglomération de 133 546 habitants (29e Agglo de France, 5e d’Occitanie) . S'installer dans la capitale des Cévennes - Ales.fr.

Missions

Vous aurez pour principales missions la mise en œuvre opérationnelle du processus de recrutement des futurs élèves FISA :

Gestion administrative et organisationnelle

• Décliner opérationnellement la stratégie de communication visant à développer la promotion des formations FISA auprès des potentiels candidats
• Coordonner les actions des différents services et directions associés pour la création des supports de communication et gérer la production des supports,
• Suivre les actions de communication avec la Direction de la Communication,
• Coordonner et gérer les actions de communication auprès des candidats potentiels telles que les visites de poursuites d’études au sein des universités, les salons, …
• Assurer la planification des visites / salons, relances du personnel / élèves pour participations aux visites / salons, organisation des visites / salons avec validation auprès des organismes accueillants, gestion du matériel pour les visites,
• Faire l’interface entre la Cellule recrutement commune IMT apprentissage et le personnel interne école pour la gestion des dossiers des candidats,
• Coordonner toutes les actions liées au recrutement FISA avec les différents services impactés sur tout le processus de recrutement,
• Organiser les différentes épreuves liées au recrutement des élèves FISA,
• Contrôler l’avancement des étapes du recrutement,
• Participer à la communication des résultats auprès des candidats,
• Rédiger, mettre en forme et diffuser des comptes-rendus, notes et présentations.

En complément aux activités principales liées au recrutement des élèves FISA, vous aurez des activités support ponctuelles dans d’autres services :

Support au Concours Mines-Télécom

• Gestion et validation des dossiers des examinateurs du concours au travers de l’outil de gestion des dossiers des chargés de cours

Support au Service Admissions Sur Titres FISE :

• Aide à l’organisation des Visites de Classes Préparatoires : préparation des sacs, participation aux réunions préalables aux visites, récupération des sacs à l’issue des visites, gestion des remboursements,
• Recrutement des élèves pour des actions de communication (Visite Classes Préparatoires, équipe d’accueil au Concours Mines-Télécom, …) ,
• L’organisation des épreuves orales d’admission sur titres,
• Gestion des inscriptions des élèves FISE dans l’outil de gestion administrative des élèves durant l’été.

Vous pourrez aussi être amené à être en support aux autres activités de la direction des formations, lors d’événements notamment.
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins.
Vous serez amené(e) à effectuer quelques déplacements, notamment pour participer à des salons.

Profil recherché

Compétences, connaissances et expériences requises :

• Compétences en communication (orale, écrite, événementielle) , marketing et développement, maitrise des techniques de recrutement
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ,
• Aptitude à la rédaction et à la mise en forme de documents professionnels,
• Compétences d’organisation, d’animation, de suivi de projets et coordination multi-acteur.
• Analyse de données et suivi d’indicateurs (taux de conversion, rendement, etc.)

Compétences, connaissances et expériences appréciées :

• Expérience en suivi de projet et en coordination administrative,
• Connaissance du fonctionnement de l’école,
• Maîtrise des outils numériques au sens large et faire preuve d’un goût et d’une aisance pour les démarches numériques.

Savoir-être :

• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées,
• Capacité à travailler en autonomie et à prendre des initiatives,
• Sens du service et de l’écoute pour répondre aux besoins des interlocuteurs,
• Excellente communication orale et écrite,
• Esprit d’équipe et capacité d’adaptation à un environnement dynamique,
• Capacité à s’approprier de nouveaux outils numériques,
• Dynamisme, réactivité et gestion du stress face aux urgences et imprévus.

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

• Diplôme certifié Bac + 2 ou équivalent ou expérience de plus de 10 ans