Présentation de la société : UNIVERSITÉ CLAUDE BERNARD LYON 1

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…) . Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR) , 15 unités de recherche (UR) , 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR) . Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants/étudiantes et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe.

En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Descriptif du service

L'Université Claude Bernard Lyon 1 propose une offre de formations diplômantes, qualifiantes et courtes s'appuyant sur ses domaines de compétences : les sciences et technologies, la santé, les métiers de l'enseignement et les sciences et techniques des activités sportives. FOCAL, le service de la formation continue et de l'alternance, est l'interface entre industriels, professions libérales, enseignants, chercheurs, institutionnels et experts dans tous les domaines de compétences de l'établissement. Il favorise et gère le développement de différents types d'actions : Actions courtes d'initiation ou de perfectionnement, qualifications professionnelles, validation des acquis de l'expérience.

Missions

L'assistant(e) secrétariat aura pour mission le support aux pôles de formations ainsi que l'appui fonctionnel à la gestion courante dans le domaine d'activité de la structure (pôle de gestion Santé) :

• Accueil physique et téléphonique pour le bureau des diplômes
• Gestion des conventions de stages ( environ 1200/an)
• Appui à l’organisation des examens
• Traitement des recours
• Traitement des demandes d’authentification
• Gestion de la campagne de modification
• Renfort auprès de d’équipe du pôle de gestion ( ouverture formation, examen …)

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
FCA Manager et Apogée

Conditions particulières d'exercice

Télétravail possible

Profil recherché

Compétences attendues :

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques

Connaissances :

• Environnement de l'enseignement supérieur et domaine formation continue
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication

Savoir être :

• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Sens relationnel