Présentation de la société : UNIVERSITÉ DE ROUEN - NORMANDIE
L’UFR Lettres et Sciences Humaines compte 266 enseignants titulaires rattachés à l’UFR, 62 enseignants titulaires rattachés à d’autres composantes de l’établissement effectuant partiellement leur service statutaire ou des heures complémentaires en Lettres et sciences humaines et 258 enseignants vacataires, ainsi que 62 personnels BIATSS. L’UFR est dotée d’une surface totale au sol de 30 000 m² SHON pour 7 bâtiments répartis sur le campus Ouest (Mont Saint Aignan) . Elle accueille 5000 étudiant.e.s. L’UFR organise 800 examens terminaux pour chacune des deux sessions annuelles et 1200 examens pour la session de rattrapage (hors contrôles continus) . L’UFR abrite 12 départements pédagogiques dans les disciplines suivantes : Anglais, Allemand, Espagnol, Histoire, Géographie, Philosophie, Musicologie, Métiers de la Culture, Langues Etrangères Appliquées, Humanités, Lettres Modernes et Sciences du Langage. Ces départements sont répartis en 8 scolarités (Anglais, Études Romanes et Germaniques, LEA, Lettres Modernes, Musicologie, Métiers de la Culture, Sciences Humaines, Sciences du Langage) . L’UFR compte également 4 laboratoires et une UMR réunissant 178 chercheurs permanents, 106 associés et 193 doctorants. L’UFR possède un fonds documentaire de plus de 100 000 ouvrages et reçoit une délégation de crédits du SCD pour la gestion de deux pôles documentaires, 4 bibliothèques de département et 1 bibliothèque de laboratoire.
Missions
MISSION PRINCIPALE
L’assistant ou l’assistante de direction assure plusieurs missions d’appui auprès de la direction de l’UFR.
ACTIVITES ASSOCIEES
Mission 1 : Secrétariat de la Direction
Gestion de l’agenda de la direction de l’UFR
Accueil physique et téléphonique
Accueil des usagers ; interface entre la direction, les enseignants, les étudiants, les Services Centraux et les instances ou personnes extérieures
Organisation des réunions, des conseils et prise de notes
Suivi opérationnel de certaines manifestations exceptionnelles (coordination) , en particulier la JPO
Gestion de l’agent d’accueil
Mission 2 : Suivi des instances
Organisation des réunions (conseil de composante, conseil des directeurs et directrices de départements ; conseil scientifique) et prise de notes
Rédaction des comptes rendus du Conseil de composante
Gestion, préparation, suivi des diverses réunions
Mission 3 : Gestion administrative des personnels BIATSS de l’UFR
Suivre les congés des personnels et le CET dans Ohris
Préparer les dossiers des tableaux d’avancement et les listes d’aptitude
Gérer les entretiens professionnels
Fiche de poste https://nousrejoindre.univ-rouen.fr/offres-demploi/assistant-de-direction-h-f/
Conditions particulières d'exercice
Contraintes horaires, de calendrier du service : Disponibilité en fonction des emplois du temps de l’équipe de direction avec plages horaires variables
Caractère sensible de certaines informations
Profil recherché
COMPETENCES PRINCIPALES
Savoir / connaissances
Capacité à appréhender les enjeux des dossiers à traiter ; intérêt pour les enjeux de formation des étudiants de licence et master ; intérêt pour les enjeux RH
Savoir-faire / compétences opérationnelles
Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Utiliser les logiciels courants (bases de données, traitement de textes, tableur…)
Sélectionner les informations à diffuser auprès des personnels
Savoir planifier et respecter les délais
Capacité rédactionnelle
Savoir être / compétences comportementales
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes (secrétaire-gestionnaire, relais RH…) et externes
Sens des responsabilités et de la confidentialité
Sens de l’accueil