Présentation de la société : ECOLE NATIONALE SUPÉRIEURE D'ARTS ET MÉTIERS (ENSAM)

Grande école d’ingénieur, l’Ecole Nationale Supérieure d’Arts et Métiers est un établissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) sous tutelle unique du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. Il est composé de huit campus et de trois instituts répartis sur le territoire. Ses missions sont celles d’un établissement public d’enseignement supérieur : formation initiale et continue, recherche et valorisation.

Le campus de Lille accueille chaque année 600 étudiants et près de 120 personnels y travaillent chaque jour.

La recherche s’effectue dans 4 laboratoires reconnus par le MESRI : le Laboratoire de Mécanique des Fluides de Lille (LMFL) , le Laboratoire d’électrotechnique et électronique de puissance (L2EP) , le Laboratoire Mechanics, Surfaces and Materials Processing (MSMP) et enfin le Laboratoire d’ingénierie des systèmes physiques et numériques (LISPEN) .

Descriptif du service

Environnement du poste

Au sein du service des formations et placé/e sous l’autorité de la responsable de service, le/la gestionnaire de scolarité assure la mise en œuvre opérationnelle des activités de gestion de la scolarité des élèves ingénieurs.

Missions

La mission principale du poste est d’assurer des fonctions polyvalentes d’assistance administrative à la scolarité des apprenants dont la coordination administrative du dispositif d’Accompagnement Professionnel des Etudiants (APE) .

Activités

• Assurer l’accueil, physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes à l’établissement, les informer et les orienter ;
• Traiter les dossiers d’inscription administrative des différentes formations et saisir les données dans le Logiciel Interactif de Scolarité des Elèves (LISE) ;
• Saisir les emplois du temps des différentes formations sur LISE et assurer les modifications tout au long de l’année ;
• Traiter les dossiers relatifs au Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes (FSDIE) , préparer les commissions en appui à la direction du campus et en assurer le suivi auprès de la Direction Générale ;
• Assurer la gestion et la coordination administrative du dispositif APE en appui aux responsable et animateurs du dispositif ;
• Participer à l’organisation et à la coordination d’évènements liés aux formations (Journées Portes Ouvertes, cérémonie de remise des diplômes…)

Profil recherché

Savoirs généraux, théoriques :

• Connaître l’environnement de l’Enseignement Supérieur et la Recherche

Savoir-faire opérationnels :

• Avoir une bonne pratique orale et écrite
• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique – la connaissance du progiciel AURION est souhaitée
• Gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe
• Informer et rendre compte
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Rédiger des documents simples d’information et de communication

Savoir être :

• Sens du relationnel
• Rigueur, fiabilité et assiduité
• Aptitude au travail en équipe
• Organisation et adaptation
• Sens du service à l’usager

Informations complémentaires/ Profil souhaité

Expériences requises : Expérience en gestion administrative souhaitée (une expérience dans l’enseignement supérieur ou dans le domaine de la formation continue est recommandée)

Niveau d’études :

Baccalauréat minimum

Un diplôme Bac+2 en gestion / administration serait un plus