Présentation de la société : CENTRES COMMUNAUX D'ACTION SOCIALE

Missions

Sous l'autorité du Responsable du service Insertion Solidarité et de son adjoint, l'agent administratif exerce, au sein du CCAS, une mission d'accueil et d'orientation des usagers du service ainsi qu'un rôle de secrétariat au sein de l'établissement.
En direction des usagers, il ou elle assure le pré-accueil social, l'orientation du public ainsi que l'accompagnement dans les démarches administratives. Il ou elle s'attache, dans le cadre de ses missions et de ses relations avec le public, à maintenir et développer un lien de proximité entre l'institution et les usagers du service.

Accueil physique et téléphonique :

• Accueillir le public : analysez le besoin de l'usager, le renseigner sur sa première demande
• Orienter vers le bon interlocuteur
• Dispenser des informations d'ordre général sur toute question administrative ou sociale et sur les dispositifs de droits communs
• Prendre des messages
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité
• Participer aux permanences d'urgence et assurer les remplacements à l'accueil général
• Identification et qualification des demandes sociales :
• Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services sociaux
• Transmettre la demande au service social compétent
• Accompagnement dans les démarches administratives d'accès au droit
• Participer à l'instruction de la demande de l'usager (accès aux droits, aides légales, aides facultatives, domiciliations…)
• Donner une information sur le suivi des dossiers
• S'assurer de la complétude des dossiers de demande
• Gérer les commissions (organisation, calendrier, convocation, suivi des décisions…)
• Prendre de rendez-vous auprès des travailleurs sociaux
• Assurer le lien avec les travailleurs sociaux pour le suivi des dossiers, les fiches dépannages…
• Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
• Polyvalence sur les différentes missions du service
• Gestion administrative
• Elaborer des documents administratifs (courriers, convention, compte rendu….)
• Saisir sur le logiciel métier les éléments des dossiers, courriers…
• Participer à l'élaboration des statistiques
• Assurer la régie et la gestion des bons de commande, suivre et gérer les aides financières
• Gérer les stocks du service (kits d'hygiène, fournitures, formulaires…)
• Archivage, dématérialisation des dossiers, classement
• Participer à l'organisation de la collecte annuelle de la banque alimentaire

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Profil recherché

Savoirs

• Technique d'accueil et de secrétariat
• Connaissance des règles de communication
• Connaissance du standard téléphonique
• Techniques de régulation
• Techniques de gestion des courriers de domiciliés
• Connaissance des différents publics et services sociaux
• Connaissance du vocabulaire professionnel du secteur
• Maîtrise de la bureautique et de l'outil informatique
• Gérer un système de mesure de la fréquentation

• S'exprimer clairement et reformuler les demandes, favoriser I ? expression de la demande
• Capacité de traduction du vocabulaire professionnel pour les publics reçus
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence et s'adapter aux publics de cultures différentes
• Prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers
• Capacités d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
• Capacité dans la transmission ou le traitement des informations ou des documents
• Maîtrise des techniques d'écoute (type écoute active)

• Capacité d'observation et bienveillance
• Adaptation de l'accueil à la spécificité du public pour éviter les situations d'agressivité
• Grande disponibilité avec risques de tension dans la relation au public ; devoir de confidentialité
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers
• Garant de l'image du service public
• Empathie,
• Clarté du positionnement professionnel