Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

Missions principales du poste :
En tant qu'assistant(e) de gestion du courrier entrant et sortant, votre mission principale consiste à faciliter pour l'ensemble des services internes à la collectivité départementale, la circulation, l'accès et le traitement du courrier entrant, ainsi que le classement et l'archivage des documents papiers.

A ce titre, vous prenez en charge les missions suivantes :

• Réception, tri, ventilation du courrier entrant pour tous les services de la collectivité
• Préparation des documents pour la phase de numérisation et mise en lots selon la procédure
• Numérisation des courriers entrants
• Contrôle de la qualité et conformité de la numérisation
• Saisie des données dans le logiciel dédié au traitement du courrier
• Classement et archivage des courriers papiers
• Affranchissement des courriers sortants
• Ventilation des courriers non numérisables (selon liste définie)
• Traitement des parapheurs
• Gestion des colis (réception et envoi) en lien avec la gestionnaire de l'activité logistique

Profil recherché

Connaissances théoriques et savoirs faire :

• Maitrise de l'outil informatique et aptitudes à l'utilisation d'un logiciel spécifique
• Connaissance du cadre institutionnel, de l'organigramme
• Connaissance des différentes modalités d'envoi du courrier

• Dynamisme
• Aptitude à travailler en équipe
• Rigueur
• Esprit d'analyse et de compréhension
• Discrétion, neutralité, confidentialité, respect du secret professionnel
• Sens de l'écoute et de la communication
• Capacité d'adaptation / réactivité
• Polyvalence