Présentation de la société : UNIVERSITÉ CLAUDE BERNARD LYON 1
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…) . Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR) , 15 unités de recherche (UR) , 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR) . Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 47 860 étudiant·e·s et emploie 4 900 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 478 millions d’euros dont 315 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.
L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
L'UFR de Médecine et de Maïeutique Lyon Sud - Charles Mérieux situé au 165 Chemin du Grand Revoyet BP 12 69921 Oullins Cedex est une composante de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Elle accueille plus de 3000 étudiants et compte environ 150 enseignants.
Le service de la scolarité se compose de 15 agents répartis en 5 bureaux : 1ère année, 2ème/3ème année, 2ème cycle, 3ème cycle et missions transverses (stages et relations internationales) .
Sous l’autorité de la responsable du service scolarité, vous intégrerez le bureau de la 2ème et 3ème année, en appui aux deux gestionnaires déjà en poste.
Missions
Vous participerez à la gestion administrative et au suivi de la scolarité des étudiants de 2ème et 3ème années (saisies des notes et résultats, réédition des cartes étudiantes, mise à jour des plannings d'enseignement) . Vous serez également chargé de participer à l'organisation des examens (suivis et convocations des surveillants) , à l’accueil des étudiants ou aux actions de communication du bureau (mise à jour du site K'sup, de Moodle) . Vous serez sollicité pour participer aux surveillances d'examens de vos collègues des autres années d'études. Le rythme d’activité est lié au calendrier universitaire.
Activités principales de l'agent :
- Accueillir et informer les publics (étudiants, futurs étudiants, enseignants) : en physique, par téléphone, par mail
- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion de la scolarité
- Elaborer et diffuser les emplois du temps
- Organiser des modules pédagogiques (groupes d'ED, AFGSU, stages sémiologie)
- Organiser des examens (réception et suivi des sujets, mise à jour des plans d'amphis et listes d'étudiants, convocations des surveillants)
Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
Excel, World, Outlook, APOGEE, K'Sup, Moodle
Conditions particulières d'exercice
Disponible en période de pic d'activité et d'examens
Profil recherché
Compétences attendues :
- Maîtriser les outils bureautiques (Excel, World)
- Travailler en équipe
- Brevet, CAP, BEP
- Faire preuve d’une aptitude au travail en autonomie (savoir planifier son travail)
- Savoir gérer des priorités sous des délais contraints
- Maîtriser les techniques d’accueil et de communication orale et écrite
Connaissances :
- Environnement professionnel de l’enseignement supérieur
- Techniques d'élaboration de documents
- Règlementation en matière d’examens et de concours
Savoir être :
- Goût pour le contact et le relationnel
- Réactivité et sens des priorités
- Sens de la diplomatie
- Rigueur et organisation