Présentation de la société : IFCE

L'Institut Français du Cheval et de l'Équitation est un établissement public administratif sous double tutelle des deux Ministères suivants : le Ministère de l'agriculture et de la souveraineté alimentaire (MASA) et le Ministère des sports, de la jeunesse et de la vie associative (MSJVA) . L'IFCE est au service des acteurs de la filière équine avec pour principales missions de :

Contribuer à la mise en œuvre des politiques de l'Etat en faveur de la filière équine : notamment la traçabilité zootechnique et sanitaire des équidés, l'appui économique à la filière et l'expertise réglementaire dans les domaines de l'élevage et des sports équestres.
Etre l'institut technique de référence de la filière par des activités de recherche appliquée, de transmission des savoirs (diffusion et formation professionnelle) et de valorisation du patrimoine équestre français.

Descriptif du service

La délégation territoriale Arc-Méditerranéen (DTArcMed) contribue à la déclinaison des missions de l'IFCE dans les trois régions Occitanie, Provence-Alpes-Côte d'Azur et Corse. Ces missions sont assurées au sein de la DTArcMed par des équipes localisées à Uzès, Toulouse, Rodez et Digne-les Bains.

Le site IFCE du Haras national d'Uzès, accueille une trentaine d'agents dont des agents de direction nationale : recherche, diffusion, formation, valorisation du patrimoine mais aussi une quinzaine de chevaux à l'année ainsi que des chevaux de passage en lien avec les activités du site (formation, recherche, valorisation des patrimoines, location d'infrastructures, manifestations…) .

Missions

Placé·e sous l'autorité hiérarchique de la Déléguée Territoriale Arc Méditerranéen, vous travaillerez au sein de l’équipe présente sur le site IFCE d’Uzès.

En qualité d’assistant·e administrative rattaché·e directement à la déléguée territoriale, vous réalisez à 80% des tâches administratives et 20% accueil du public.
Sur les tâches administratives, vous :

Facilitez et fluidifiez la vie courante des agents sur site :

Réservation des espaces de réunions et d’échanges en lien avec les responsables d’activités, mais aussi des moyens de transport et hôtels nécessaires aux déplacements des agents
Réalisation de la gestion du courrier et la réception des colis,
Participation à la vie courante du site et de la DT ArcMed (préparation des salles lors des réunions, transport d’agents, …)

Participez à l’aspect logistique du site :

Réalisation d’une veille sur les véhicules et information au responsable du pool de toutes anomalies, problèmes, pannes détectés
Gestion des inventaires en lien avec les responsables d’activités
Réalisation du suivi des stocks (fournitures, produits entretien…) , participation au suivi des stocks en lien avec les équidés et l’entretien du site

Participez à la mise en place de la bibliothèque du site

Mise en place de l’organisation et de la gestion logistique de ce centre de ressources documentaires en lien avec les autres bibliothèques de l’IFCE

Sur les tâches d’accueil du public, vous :
Répondez aux sollicitations par email de la boite standard, redistribuez le cas échéant aux interlocuteurs concernés
Réalisez l’accueil téléphonique du site d’Uzès : informez sur les missions de l’IFCE, l’activité du site et la délégation territoriale, orientez les personnes selon leur demande, leur besoin.
Réalisez l’accueil physique du public sur le site d’Uzès : fournisseurs, prestataires, clients, stagiaires, autres usagers : orientez les personnes selon leur demande, leur besoin et le motif de leur visite
Champ relationnel du poste

En interne

Agents de la DTArcMed et du site d’Uzès
Déléguée Territoriale Arc Méditerranéen
Responsable opérationnelle du site
Chargée de communication

En externe

Usagers du site
Fournisseurs/ prestataires/ livreurs
Organisateurs de manifestations

Conditions particulières d'exercice

Ce poste ne donne pas accès au télétravail

Rejoindre l'IFCE c'est bénéficier de :

Ticket restaurant d'une valeur faciale de 7.62€ pris en charge à 50% par l'IFCE
25 jours de congés
20 jours de RTT
Mutuelle Mercer avec participation de l'employeur et option famille
Chèques-vacances : bonification employeur minimale de 25% de l'épargne
Forfait mobilité durable
Possibilité d'autorisations d'absences spéciales (en cas d'enfants malades notamment)
Possibilité de se garer facilement et gratuitement

Profil recherché

Niveau d’études : niveau 3 – CAP secrétariat (ou similaire)
ET
Expérience : 2 ans d’expérience sur poste similaire

Savoir-faire :

Vous savez très bien utiliser les outils informatiques (pack office, boite email…)
Vous avez une très bonne expression orale et écrite en français
Vous savez vous organiser et avez le sens des priorités
Vous savez adapter votre discours à votre interlocuteur

Savoir-être :

Vous êtes autonome tout en sachant faire remonter les informations pertinentes à votre supérieur
Vous disposez d'une bonne aisance relationnelle
Vous faites preuve de discrétion dans votre travail

Compétences attendues

Savoir-faire :

Vous savez très bien utiliser les outils informatiques (pack office, boite email…)
Vous avez une très bonne expression orale et écrite en français
Vous savez vous organiser et avez le sens des priorités
Vous savez adapter votre discours à votre interlocuteur