Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

La Mairie de La Madeleine recrute un(e) agent d'accueil de la Mairie

Ouverture de l'accueil
Du lundi au vendredi : 8h15 à 12h et de 13h30 à 17h15
Le samedi matin de 8h30 à 12h
Temps de travail : 7h48 par jour.
Présence requise du lundi au vendredi - Le samedi, roulement entre 3 agents

1 - Missions prioritaires :

• Procéder à l'ouverture et à la fermeture de la Mairie ;
• Accueillir physiquement, renseigner et orienter le public au quotidien et lors des mariages, cérémonies et permanences du Maire ;
• Recevoir les appels, renseigner, rediriger et filtrer ;
• Réceptionner les courriers/colis/parapheurs déposés à l'accueil ;
• Délivrer les disques de stationnement lors des fermetures de la régie ;
• Prendre les messages et les rendez-vous pour le conciliateur de justice et les permanences fiscales ;
• Gérer et remettre aux usagers de la documentation (plan, guide pratique, magazine municipal, etc…) ;
• Prendre les messages/fiches contacts et les transmettre par mail ;
• Accompagner les usagers dans leurs démarches en ligne et à la navigation Internet ;
• Mettre à jour et afficher toute communication nécessaire ;
• Être acteur de la démarche qualité ;
• Participer aux réunions de préparation du magazine municipal ;
• Relever les réclamations/suggestions des usagers et les enregistrer dans un tableau de bord.

• Gérer la remise des papiers et clés des véhicules selon la planification informatique ;
• Gérer l'agenda des réservations du bureau confidentiel ;
• Procéder à des réservations exceptionnelles pour la PM ;
• Gérer les retraits/retours du matériel informatique ;
• Gérer des inscriptions (anciens combattants, pavoisement ponctuel pour évènement) ;
• Distribuer les copies des diplômes Médaille du travail et autres kits aux usagers ;
• Mise en forme de courriers, veille informationnelle ;

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Profil recherché

• Savoir écouter, analyser, reformuler, renseigner et orienter,
• Gérer les situations difficiles,
• Suivre des procédures,
• Avoir le sens de l'accueil et du service public,
• Avoir le sens de l'analyse,
• Être courtois et souriant,
• Faire preuve de discrétion, être concis, vif, disponible, patient et rigoureux,
• Être organisé et polyvalent,
• Maitriser des logiciels de bureautique ((Pack Office) et navigation internet,
• Maîtrise du standard téléphonique et fax.