Présentation de la société : INSTITUT DE LA GESTION PUBLIQUE ET DU DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE (IGPDE)
« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »
L’IGPDE est un opérateur de formation continue relevant du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique. Il accueille chaque année, en ligne ou sur le site, plus de 30 000 stagiaires. Il est également une structure de recherche en gestion publique et en histoire économique.
Au-delà des formations classiques et des préparations aux concours administratifs, il a pour vocation de promouvoir, par des produits innovants et de haut niveau, une culture économique et de développer des activités de diffusion des savoirs, à l'adresse d'un large public qui dépasse celui de la fonction publique (séminaires d'expertise, colloques internationaux, conférences, rencontres professionnelles, journées d'études ou ateliers spécialisés) .
Missions
Le (ou la) candidat(e) exercera des tâches d'assistant(e) consistant notamment à assurer prioritairement le secrétariat de la Directrice générale et en complément des 2 directrices de bureau (Études et Actions de modernisation) :
En appui de la Directrice générale il/elle est notamment en charge :
- de la préparation des rendez-vous (établissement des dossiers, collecte des données, synthèse, …)
- de l'aide à la priorisation des missions et activités
- des relations avec le cabinet et le secrétariat du SG et SGA du MEFSIN
- du soutien pour ce qui concerne les applications usuelles (Sirhius, Dossiel, Estève)
- de l'organisation et la préparation des réunions de service, réservation de salles
- de l'organisation et la gestion des missions et déplacements
- l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs
- la gestion des agendas, prise et organisation des rendez-vous
- la réalisation de différents travaux de secrétariat (courrier, mise en forme de documents, envoi et diffusion après signature)
- la gestion du courrier
- la gestion des courriels reçus dans la boite fonctionnelle
- l'archivage sur réseau des dossiers et notes signés
- le suivi des dossiers dans Dossiel
- la restitution des séminaires du CHEDE (en collaboration avec le département Deveco) .
Conditions particulières d'exercice
Disponibilité et discrétion.
Bureau non partagé.
Profil recherché
Le poste requiert des compétences nécessaires pour la tenue du secrétariat : rigueur dans le suivi des dossiers, fiabilité, sens de la confidentialité et de la discrétion, capacité à gérer les priorités, méthode, organisation, réactivité, aisance relationnelle, adaptabilité, sens de l'anticipation, connaissance indispensable de l'organisation du fonctionnement des ministères économiques et financiers…, ainsi que des compétences rédactionnelles et la maîtrise des outils bureautiques (Outlook, World, Excel, Power Point, Dossiel, Estève) nécessaires pour la production et le suivi des dossiers en propre.