Présentation de la société : PRÉFECTURE DE LA DRÔME

Missions

Votre environnement professionnel :

Activités du service :
Le SIDAMG est en charge de la logistique (installations de salles, reprographie, petits travaux, garage) et des relations avec le public (courrier, standard, accueil public) .

Composition et effectifs du service :
Le SIDAMG est composé de 23 agents : 2 cadres A, 8 agents dans la section logistique et 11 dans la section relations avec le public.
Cette mission est rattachée à la section relations avec le public.

Vos activités principales :

La section relations avec le public a pour mission de favoriser le bon accueil du public au niveau physique, téléphonique, courrier, courriel.
Les agents sont ainsi les interlocuteurs privilégiés des usagers et œuvrent pleinement à la bonne mise en œuvre de l’efficacité et de la qualité du service public.
Le/la chef-fe de la section relations avec le public est chargé de :

• Encadrer une équipe de 11 agents de catégorie C (3 gestionnaires courrier, 3 standardistes préfecture, 3 chargé d’accueil et d’instruction des titres, 2 agents d’accueil en DDI) .
• Gestion des congés et planning.
• Établissement et mise à jour des fiches de procédures.
• Coordination, organisation et l’animation de l’accueil et du service à l’usager en utilisant les différents canaux de contact (communication interne et externe) .
• Participer à la mise en œuvre des moyens nécessaires pour assurer la sécurité de l’accueil physique.
• Accompagner les agents dans la réalisation des accueils spécifiques, difficiles ou complexes.
• Veiller à la bonne gestion du courrier ordinaire et réservé.
• Assurer, avec les agents d’accueil et d’instruction des titres la mission des CNI/Passeports.
• missions de proximité pour le réseau des mairies sur la mission CNI/passeport.
• référent et administrateur du logiciel RDV préfecture.
• traitement des interventions des usagers et des questions des FS.
• en cas de besoin le chef de section assure la continuité des missions de sa section.

Conditions particulières d'exercice

Gérer une équipe et des missions sur plusieurs sites.
La polyvalence et la réactivité sont nécessaires
Les missions s’effectuent dans le cadre de la démarche « Qual-e-ATE». Les missions sont assurées dans le respect et la connaissance des engagements fixés par ce référentiel qualité portant sur les modules « relations générales avec les usagers ».

Profil recherché

Compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :
Savoir manager / niveau pratique - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir appliquer la réglementation / niveau pratique - requis
 
Savoir gérer les conflits / niveau pratique - requis

Savoir-être :
Savoir accueillir/ niveau pratique - requis
Savoir s'exprimer oralement/ niveau pratique - requis
Savoir s'adapter/ niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines/ niveau pratique - requis