Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

Sous l'autorité hiérarchique du Chargé de Mission, vos missions sont :

• Gestion de l'agenda et du secrétariat de Monsieur le Maire ;
• Protocole / Evènementiel ;
• Gestion de l'accueil du Cabinet du Maire.

• Gestion de l'agenda de Monsieur le Maire :
• Gérer l'agenda du Maire en lien avec la Coordinatrice de Cabinet ;
• Engager la prise de RDV avec rigueur et organisation (complémentarité avec la responsable pour les RDV découlant des doléances) ;
• Organiser l'ensemble de la coordination autour de l'agenda du Maire : déplacements, réservations de salles, discours, etc ;
• Préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions ;
• Etablir les bons de commande et rédiger les certificats administratifs sous le contrôle de la responsable ;
• Suivi des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil travail collaboratif avec l'équipe du cabinet (tenir à jour le tableau des manifestations, informer les élus et s'assurer de leur participation) ,
• Protocole / Evènementiel :
• Transversalité avec l'ensemble des Services de la Commune afin de recenser et de connaitre le dérouler des manifestations organisées par la collectivité ;
• Etablissement des listes des présents lors des évènements auxquels M le Maire participe ;
• Sur demande du Maire, participation aux manifestations de la ville et aux évènements protocolaires en présence du Maire.
• Gestion de l'accueil du Cabinet du Maire :
• Accueil physique et téléphonique ;
• Accueil des rendez-vous du Maire ;
• Réception du public du Cabinet du Maire ;
• Réception et orientation des appels et messages téléphoniques ;
• Centraliser les informations sur la plateforme internet du Cabinet (Evernote) et diffuser ces éléments aux membres du Cabinet qui assurent le traitement, le suivi et le retour d'information au Maire / et ou aux collaborateurs compétents,

• Enregistrement du courrier sur le logiciel Maarch et suivi des réponses A/R en cas d'absence de l'Assistante administrative ;
• Suivi des naissances et des décès (rédaction, enregistrement, tri, diffusion et archivage) en cas d'absence de l'Assistante administrative Rangement, classement et archivages des documents du Cabinet.

• Envoi des invitations aux manifestations organisées par la ville de Beausoleil et gestion des réponses des présences des autorités ;
• Organisation d'évènements en lien avec les compétences inhérentes au Cabinet du Maire.

• Adaptabilité ;
• Polyvalence ;
• Disponibilité ;
• Contraintes horaires : les horaires sont variables et peuvent changer selon les besoins du Maire et du Cabinet ;
• Heures supplémentaires soirs et week-end ;
• Horaires : Sur la base de 35 heures ;
• du lundi au vendredi : 10h00-12h30 / 13h30-18h00 ou 13h00
• 20h00.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

Connaissances :

• Maîtrise de l'outil informatique ;
• Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité ;
• Maîtrise des procédures administratives ;
• Sens du travail en équipe.

• Compétences rédactionnelles ;
• Organisation, méthodologie, rigueur ;
• Faire preuve de discernement ;
• Capacité d'analyse, prise d'initiatives ;
• Réactivité.

• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Souriante, ponctuelle et disponible ;
• Qualités relationnelles, d'écoute Diplomatie, patience, tolérance.