Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

Sous l'autorité du Directeur Général des Services et du service Population - Urbanisme, vous serez chargé(e) d'accueillir et renseigner le public, gérer les réservations de salles, effectuer diverses tâches administratives et participer à l'organisation de réceptions au sein de l'Hôtel de Ville.

1. Accueil physique et téléphonique du public :
o Accueillir et renseigner le public sur place.
o Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
o Renseigner sur l'organisation des services de la commune.
o Orienter le public vers les services ou organismes compétents.
o Accompagner et introduire les visiteurs.
o Transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles.
2. Gestion des réservations :
o Gérer les réservations des salles de l'Hôtel de Ville (mettre à jour le planning, établir les conventions…)
o Assurer la logistique nécessaire pour les événements programmés (réunions…) .
3. Organisation et préparation des réceptions :
o Participer à l'organisation, la préparation, la mise en place et le rangement des diverses réceptions (Noël des enfants, manifestations de jumelage…) .
o Assister à ces réceptions (s'assurer du bon déroulement, participer au service…) .
o Faire les achats nécessaires pour les réceptions.
4. Veille au bon fonctionnement et à la sécurité du site :
o Veiller au bon état général des locaux de l'Hôtel de Ville. o Signaler toute anomalie ou dysfonctionnement aux responsables concernés.
o Participer à la gestion des équipements et de l'entretien quotidien.
5. Support administratif :
o Assister les service Population et Urbanisme dans diverses tâches administratives.
o Assister les autres services au besoin, selon les nécessités de service.
o Gérer les rendez-vous des services, selon leurs directives.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Diplôme ou formation dans le domaine administratif, de l'accueil ou du service public.
• Une première expérience dans un poste similaire est appréciée, mais la motivation et la capacité d'apprentissage sont essentielles.
• Adaptabilité et réactivité face aux situations imprévues.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Esprit d'initiative et rigueur.
• Discrétion professionnelle.
• Connaissance de l'environnement territorial et des services publics.
• Savoir organiser des événements.
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, etc.) et du fonctionnement d'une messagerie électronique.
• Maîtrise du fonctionnement d'un standard téléphonique.
• Savoir détecter les anomalies et dysfonctionnements et les signaler.
• Compétence en gestion des réservations et en logistique d'événements.
• Sens du travail en équipe.
• Discrétion
• Qualités relationnelles et sens du service public.
• Assiduité, disponibilité et autonomie.
• Sens de l'organisation et rigueur.
• Durée hebdomadaire de travail : 35 h
• Horaires : du lundi au vendredi, de 08h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30
• Horaires pouvant varier selon les nécessités de service, suivant les réceptions organisées…