Présentation de la société : UNIVERSITÉ CLAUDE BERNARD LYON 1

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…) . Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR) , 15 unités de recherche (UR) , 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR) . Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 47 860 étudiant·e·s et emploie 4 900 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 478 millions d’euros dont 315 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Descriptif du service

IUT Lyon 1 Département GIM (Génie Industriel et Maintenance)

Missions

La personne recrutée aura pour mission(s) d'assurer les activités du secrétariat et la gestion administrative du département Génie Industriel et Maintenance (GIM) de l'IUT Lyon 1.

Le département comprend près de 300 étudiants (en BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) GIM 100 étudiants de 1ère année, 75 étudiants de 2ème année, 75 alternants en 3ème année, 50 alternants dans une des deux licences professionnelles) , une quinzaine de permanents et une trentaine de vacataires.

Elle devra effectuer les tâches suivantes : accueil, scolarité, comptabilité, achats, assistance pédagogique auprès des responsables de licences professionnelles et des enseignants, gestion des conventions de stage des étudiants, organisation des examens, soutenances et jurys, promotion du département, gestion des dossiers des vacataires, responsabilité des archives. Elle saura travailler en équipe avec le chef de département, le chef de département adjoint, les directeurs des études, les responsables de licence professionnelles et le responsable technique.

Activités principales de l'agent :

• Participer à la gestion administrative, financière de la structure
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (étudiants et
  alternants)
• Gérer la scolarité des étudiants : inscriptions, examens, résultats, diplômes
• Rédiger des notes et des courriers administratifs
• Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions réalisées
• Enregistrer les données budgétaires
• Créer des documents divers (courriers, tableaux, certificats administratifs…) dans le cadre des activités de gestion du service
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Classer et archiver des documents

Profil recherché

Compétences attendues :

• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Aptitude à gérer plusieurs dossiers
• Gérer les stocks et les commandes
• Savoir rendre compte
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe

Connaissances :

• Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat : maîtrise
• Systèmes d'information budgétaires et financiers : connaissance générale
• Accueillir, renseigner et servir les usagers : maîtrise
• Définir et suivre des budgets : notions
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : maîtrise

Savoir être :

• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Savoir communiquer
• Gérer les situations d'urgence