Présentation de la société : UNIVERSITÉ CLAUDE BERNARD LYON 1

L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…) . Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR) , 15 unités de recherche (UR) , 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR) . Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 47 860 étudiant·e·s et emploie 4 900 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 478 millions d’euros dont 315 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Descriptif du service

Université à la pointe de l’innovation, Lyon 1 allie formation de qualité et recherche d’excellence au coeur d’un environnement attractif et bénéficie d’un rayonnement international dans les domaines des sciences, des technologies, de la santé et du sport.
Elle est dirigée par le Président, qui met en oeuvre la politique de développement de l'établissement et la réalisation du programme pour lequel il a été élu pour quatre ans.
Le Président est assisté par un Directeur de Cabinet, des vice-présidents, des chargés de mission, et par le directeur général des services, qui forment l'équipe de gouvernance. Le Cabinet est composé d'une directrice de cabinet, du Chef de Cabinet, et de 3 secrétaires

Missions

La secrétaire du Cabinet de la présidence est hiérarchiquement et fonctionnellement rattaché (e) au Chef de Cabinet. Il/Elle est aussi un appui administratif pour le Directeur de Cabinet et peut être amené (e) à travailler directement avec le Président. Il/Elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat technique et logistique. Il/Elle met tout en œuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président. Ses activités sont articulées à celles des secrétariats du DGS et des Vice-Présidents. Il/Elle est l'interlocuteur privilégié avec les vice-présidences centrales de l'université. Loyal(e) et discrèt(e) , il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.

Activités principales de l'agent :

• Mettre en œuvre l’agenda du Président, contrôler et suivre les échéances, mettre en oeuvre le calendrier des conférences budgétaires
• Organiser les déplacements professionnels et les réunions, manifestations du Président, soutien technique et logistique
• Etablir les OM, bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, Directeur de cabinet et des VP Centraux en représentation pour le Président
• Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes / gérer les renouvellements de mandats
• Suivre le budget de la présidence (relevé dépenses carte achat, véhicule…)
• Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant de son périmètre
• Traiter le courrier postal
• Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation
• Coordonner le dispatching des recours étudiants reçus à la présidence, suivre les recours/demandes portées par les politiques et les réponses adressées par les composantes et la DAJI
• Actualiser le carnet de contacts du Président
• Appui administratif ponctuel pour les Vice-Présidents centraux
• Appui administratif Directeur de cabinet

Conditions particulières d'exercice

Les activité listées sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées

Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité, et une disponibilité importante

Profil recherché

Compétences attendues :

• Faire preuve d'adaptabilité dans sa communication en ajustant son discours en fonction du niveau et des attentes de ses interlocuteurs
• Maîtrise des outils bureautiques (packOffice, messagerie, agenda, internet… )
• Maîtrise des outils de l'établissement
• Maîtrise des techniques de secrétariat, gestion administrative, accueil, classement
• Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
• Sens de l’organisation, de l’anticipation, implication en étant proactive
• Savoir rendre compte
• Curiosité intellectuelle
• Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini
• Connaitre les différentes délégations de signature et leur périmètre

Connaissances :

• Connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Connaissance des procédures internes et savoir les appliquer
• Connaissance des droits et obligations des agents publics
  Parfaite connaissance de l'organisation de l'établissement
  

Savoir être :

• Sens aigu de la diplomatie et de la confidentialité / discrétion
• Excellentes qualités relationnelles, disponibilité et sens du service et de l'accueil
• Rigueur / Fiabilité / Autonomie / Réactivité / capacités d’adaptation
• Sens relationnel / esprit collectif / polyvalence

Compétences attendues

Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : entre 1 et 3 ans