Présentation de la société : PRÉFECTURE DE MAINE-ET-LOIRE
Préfecture de Maine-et-LoireMissions
Groupe RIFSEEP : 1
Vos missions principales :
Principalement assistante de la directrice de cabinet, assurant un binômage avec l’assistante du Préfet, ce qui inclut les missions suivantes :
- Gestion de l’emploi du temps du Préfet et de la Directrice de cabinet (tenue de l’agenda, demandes d’audience, organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, visites)
- Réception des appels téléphoniques et filtrage des communications
- Réception et tri du courrier adressé au nom personnel du Préfet et de la Directrice de cabinet
- Suivi du courrier (réponse aux invitations, remerciements, divers)
- Prise en note rapide de messages, courriers
- Suivi du fichier des personnalités et celui des élus
- Gestion des réceptions, déjeuners, dîners (élaboration des listes d’invités, cartons d’invitations, enregistrement des réponses, plans de table, menus)
- Gestion du budget de fonctionnement de la résidence Préfet et de la Directrice de cabinet
- Gestion des frais de réception et de représentation Préfet et Directrice de cabinet
- Classement des dossiers Préfet et Directrice de cabinet
- Visuel sur la boîte messagerie fonctionnelle Directeur de cabinet et Préfet
Activités du service : Cabinet du Préfet
Composition et effectifs du service : 30
Liaisons hiérarchiques : Préfet et Directrice de cabinet
Liaisons fonctionnelles : sous-préfets, chef de cabinet, chefs de service de l’État, élus, chefs d’entreprise, représentants syndicaux, représentants milieu associatif, etc.
Activités supplémentaires : assurer une partie des missions de l’huissier lors de ses absences et de son « binôme » (diffusion courrier, circulation des parapheurs, accueil)
Conditions particulières d'exercice
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
- Disponibilité
- Savoir preuve d’anticipation et d’une grande réactivité
- Savoir faire face à des situations d’urgence
- Respect absolu des règles de confidentialité (poste soumis à habilitation de sécurité)
- Plages horaires variables
Nathalie GIMONET, Directrice de cabinet (02 41 81 80 10) nathalie.gimonet@maine-et-loire.gouv.fr
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
CV, lettre de motivation et formulaire de mobilité obligatoires.
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel : niveau expert - à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau expert -requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser: niveau expert - requis
Savoir travailler en équipe : niveau expert - requis
Savoir rédiger : niveau expert - requis
Savoir-être
Savoir s'adapter : niveau expert - requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau expert - à acquérir
Durée attendue sur le poste : 3 ans