Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

• Garant de l'image du service public et de la collectivité, l'agent doit avoir une attitude exemplaire ;
• Autonomie dans la gestion de ces tâches quotidiennes ;
• Encadrement par la DGA enfance et jeunesse pour les missions relatives à la régie ;
• Encadrement par la responsable du service accueil, Etat civil et citoyenneté pour les autres missions ;
• L'activité de l'agent est définie et contrôlée par sa hiérarchie à laquelle il doit rendre compte.
• Assurer la gestion de la régie péri et extra-scolaire :
• Reçoit les inscriptions et les règlements sur le logiciel spécifique fourni ;
• Fait suivre les états au service pour la constitution des équipes d'animation ;
• Accueille les parents si besoin ;
• Informer les familles sur les échéances et les actions à effectuer ;
• Aide les familles à utiliser la plateforme d'inscription ;
• Fournit les états nécessaires pour les différentes déclarations ;
• Garanti la tenue correcte des comptes la régie ;
• Assure le remplacement de la régisseuse cantine en cas de besoin.
• Accueillir physiquement et au téléphone le public, le renseigner et l'orienter :
• Accueille le public avec amabilité et veille à leur bon renseignement ;
• Reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques ;
• Prend des messages en tant que de besoin ;
• Met en relation des correspondants ;
• Réagit avec pertinence aux situations d'urgence ;
• Renseigne sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité ;
• Présente des documents d'information et de communication ;
• Oriente vers les interlocuteurs et services compétents.
• Assurer les tâches relatives à la citoyenneté, à l'état civil et à la population :
• Réceptionne les demandes de déclaration d'état civil : naissance, mariage, décès, etc ;
• Apprécie et contrôle la demande au regard des documents présentés ;
• Assure toutes les démarches inhérentes aux actes d'état civil conformément aux dispositions règlementaires : délivrance des actes, démarches administratives, mise à jour et tenue des registres, etc ;
• Réceptionne, investit et transmet les dossiers de demande de : sortie de territoire, attestation d'accueil, etc. et remet aux administrés les pièces ;
• Effectue les réponses inhérentes aux demandes diverses concernant l'état civil ;
• Aide à la réalisation des élections.
• Assurer des tâches de secrétariat :
• Diffuse des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services ;
• Recherche, sélectionne, synthétise et diffuse des informations ;
• Participe à la gestion du courrier communal : assure le départ du courrier avec les services postaux ;
• Participe si besoin à la réorientation des courriels, courriers, colis destinés aux services ;
• Gère le planning des salles de la mairie : réservations, fiches de liaison, etc ;
• Participe à l'archivage des documents municipaux.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

Les compétences techniques :

• Maitriser l'utilisation d'un ordinateur : pack office et logiciels spécifiques ;
• Maîtriser les techniques et outils de communication ;
• Connaître les règles inhérentes à la tenue d'une régie municipale ;
• Savoir identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
• Savoir appliquer les règles de communication et de protocole ;
• Savoir les règles de base en orthographe et grammaire ;
• Maîtriser le fonctionnement du standard téléphonique ;
• Connaître le rôle et l'organisation des institutions publiques ;
• Connaître et maîtriser l'organigramme de la structure ;
• Savoir utiliser la machine à affranchir et le photocopieur.

• Savoir adapter son intervention aux différents publics ;
• Être toujours disponible et d'humeur égale ;
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations ;
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous ;
• Être aimable, calme, montrer une présence active, disponible pour répondre aux questions et avoir des facilités à apporter des réponses aux questions soulevées par les usagers, ferme si nécessaire et correct (langage et tenue) ;
• Faire preuve d'une grande discrétion dans l'accomplissement de l'ensemble de ses missions.

• Savoir gérer les priorités lors des pics d'activités ;
• Savoir répondre à plusieurs demandes à la fois ;
• Organiser son travail en fonction des objectifs définis, des priorités et des contraintes de temps particulières ;
• Prendre en compte des consignes écrites ou orales ;
• Gérer un système de mesure de la fréquentation ;
• Gérer un planning de réservation ;
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès ;
• Être en mesure de suivre une procédure.