Présentation de la société : PRÉFECTURE DE HAUTE-GARONNE

Missions

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Réception et tri du courrier arrivé
Organisation et préparation des petits-déjeuners, déjeuners, diners : envoi des invitations- suivi des réponses- plans de table-menus-cavaliers
Gestion du planning des manifestations de la résidence du préfet
Gestion des frais de représentation du préfet : constitution des dossiers (factures, invitations, liste des invités, plan de table, menus, fiches de déclaration de frais de représentation, relevé de comptes)
Suivi des autorisations d’absences des 12 préfets de département
Présentation et remerciements des vœux du préfet
Commandes des fournitures secrétariat et préfet
Assister la cheffe du secrétariat

En l’absence du (de la) chef(fe) du secrétariat :

• Organisation de l’environnement professionnel du préfet
• suivi et mise à jour de l’agenda
• planification des déplacements (avion-taxi-hôtel)
• accueil téléphonique et physique au secrétariat
• renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents
• recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• gestion et suivi des courriers électroniques : boîte fonctionnelle du secrétariat et du préfet
• suivi des parapheurs et dossiers remis au préfet
• application du protocole
• organiser les visites du préfet en lien avec son Cabinet
• suivi des invitations quand le préfet est concerné

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes :

Poste exposé et difficile ;
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
Disponibilité et rigueur ;
Horaires décalés en fonction des pics d’activités et des obligations du service ;
Une permanence méridienne doit être assurée.

Profil recherché

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel - niveau expert - requis
Avoir des compétences en informatique-bureautique - niveau expert - requis

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe - niveau expert- requis
Savoir analyser - niveau expert - requis
Savoir s'organiser - niveau expert - requis

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines - niveau expert - requis
Savoir communiquer - niveau expert - requis
Savoir s'adapter - niveau expert - requis
Savoir s'exprimer oralement - niveau expert - requis

Perspectives :
Emplois-type passerelle proposés par le référentiel des emplois

Durée attendue sur le poste : 5 ans