Présentation de la société : PRÉFECTURE DE LA VENDÉE

Missions

Groupe RIFSEEP : 1 
Vos activités principales :  

• Traiter les contacts de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint : accueil physique et téléphonique, agenda ;
• Gestion de l'agenda et des appels téléphoniques de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint ;
• Planifier, organiser et suivre les déplacements et réunions de la secrétaire générale en lien avec les services (DCPATE, Cabinet)  ; coordination avec le bureau de la représentation de l’État et les conducteurs ;
• Anticipation des réunions présidées ou auxquelles participe la secrétaire générale ou le secrétaire général adjoint et s'assurer des dossiers et déplacements (horaires, moyens…) ;
• Gérer la documentation et les archives de la secrétaire générale; classement physique (papier) et numérique ; édition de documents à la demande ;
• Gestion de la boîte fonctionnelle de la secrétaire générale; mise à jour des annuaires et de la documentation ;
• Gérer notes et correspondances adressées par la secrétaire générale (courriers simples, vœux…)  ;
• Traiter des dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservées ;
• Préparation des réceptions, cocktails, déjeuners et dîners organisés par la secrétaire générale ;
• Suivi des frais de représentation ; gestion logistique liée aux activités de la secrétaire générale ;
• Travail en coordination avec le secrétariat commun «Préfet-Directeur de Cabinet » ;
• Archivage et classement des dossiers conservés par la secrétaire générale.

• le chargé de mission qualité/performance, contrôleur de gestion et contrôleur interne financier ;
• le référent fraude départemental, contrôleur interne financier suppléant;.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions

• Disponibilité
• Nombreux contacts avec les chefs de services de la préfecture et membres du corps préfectoral, services déconcentrés, l'administration centrale et les élus du département
• Discrétion
• Travail en liaison avec le secrétariat particulier du préfet.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques :

• Avoir des compétences en informatique
• bureautique : niveau maitrise, requis
• Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise, requis
• Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau initié, requis

• Savoir s'organiser, niveau maîtrise, requis
• Savoir rédiger: niveau pratique, requis
• Savoir analyser: niveau pratique, requis
• Avoir l'esprit de synthèse: niveau pratique, requis
• Savoir travailler en équipe, niveau maitrise, requis
• Savoir négocier: niveau initié, requis

• Avoir le sens des relations humaines et du contact avec les partenaires extérieurs: niveau maitrise, requis
• Savoir travailler en autonomie: niveau maîtrise, requis
• Savoir accueillir: niveau maîtrise, requis
• Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise, requis
• Savoir communiquer : niveau maîtrise, requis
• Savoir s'adapter, gérer l'urgence et être réactif : niveau maîtrise, requis
• Avoir le sens du service public : niveau pratique, requis