Présentation de la société : PRÉFECTURE DE LA SEINE-MARITIME

Missions

GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Le titulaire de ce poste est à titre principal, le responsable du pôle accueil, courrier et point d’accueil numérique (PAN) de la préfecture et assure, dans ce cadre, l’encadrement hiérarchique de 5 agents et de 2 services civiques.

Il-elle aura notamment comme missions principales :

• encadrer, organiser et gérer les fonctions d’accueil, de gestion du courrier et des courriels : référent MAARCH et RDV PREF à ce titre
• gérer le Point d’Accueil Numérique (tutorat des services civiques) ,
• formaliser les fiches de procédures et assurer le suivi de l’activité,
• organiser et planifier les ressources selon les flux,
• veiller à la sécurité de l’accueil et alerte en cas de dysfonctionnement ou de risque.

• accueillir les usagers et les orienter vers le(s) service(s) compétent(s) , donner les renseignements de premier niveau sur les procédures et téléprocédures,
• veiller attentivement à la sécurité des biens et des personnes et alerter au besoin,
• prendre en charge des accueils difficiles et conflictuels,
• assurer la fiabilité et la qualité des réponses données aux usagers.

• gérer et suivre la boite à lettres fonctionnelle de la préfecture : collecte, traitement ou transmission des réclamations et demandes des usagers, traitement en propre des courriels « sensibles »
• assurer la garantie d’une relève journalière de la boite,
• administrer, en appui du cabinet, les comptes Maarch (SVE et courrier réservé) ,
• trier et affranchir le courrier.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste transversal sur périmètre interministériel, nécessitant réactivité, discrétion.
 
Présence conseillée avant l'ouverture au public des sites (8H30)
 
Être joignable en cas d'événement impactant l’accueil du public

Vos perspectives :
Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d'évoluer vers d'autres emplois dans le domaine "relation aux usagers" au sein d'autres administrations ou vers des missions d’encadrement supérieures.
 
Le poste au sein de ce bureau permet d’avoir une ouverture sur différents postes :

• postes à plus fortes responsabilités

Profil recherché

Avoir le sens des relations humaines, savoir communiquer et connaître l'environnement professionnel.