Présentation de la société : SIÈGE DE L'AP-HP

Missions

Missions Générales :  
·         Assurer le secrétariat de la direction (courrier, compte-rendu de réunions, de conseils pédagogiques, …
·         Assurer le secrétariat pédagogique (suivi des dossiers administratifs des étudiants, la coordination des stages en collaboration avec les cadres responsables des stages, …)
·         Assurer le classement des différents documents administratifs,
·         Assurer la gestion du courrier (réception, distribution, envoi)
·         Assurer l’accueil physique et téléphonique (étudiants, stagiaires, intervenants, autres, …)
·         Assurer la gestion des stocks de matériel, commande de papeterie, réception et suivi, …
·         Participer au suivi de la gestion financière de l’IFMEM en lien avec la Directrice et son adjoint
·         Participer au traitement des statistiques de l’IFME, aux enquêtes régionales et nationales
·         Veiller à la mise à jour du site de l’IFMEM APHP

Missions Spécifiques:
·         Elaborer et mettre à jour les dossiers pédagogiques et administratifs des étudiants, assurer l’organisation des dossiers scolaires
·         Mettre à jour les données dans la base administrative de l’IFMEM et SAP Campus
·         Assurer la saisie et la mise à jour des dossiers administratifs des intervenants. Assurer leurs paiements dans HR Access
·         Assurer la gestion administrative du Diplôme d’Etat et des épreuves d’admission sur dossier
·         Assurer la gestion et le suivi des dossiers des bourses et autres aides financières accordées aux étudiants
·         Assurer avec le cadre en charge de la coordination des stages l’élaboration et la mise en œuvre des procédures de stage pour la formation initiale et continue
·         Assurer en collaboration avec les cadres référents, la gestion administrative des stages (conventions, affectations, …)
·         Elaborer, diffuser et mettre à jour les emplois du temps des étudiants des 3 promotions (sur YIKI et le site de l’IFMEM) , en collaboration avec les cadres responsables de promotions et les cadres référents des Unités d’Enseignement (UE)
·         Assurer le contact avec les différents intervenants pour confirmer leur présence et coordonner les besoins logistiques

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES

 Sens de l'organisation et de gestion
 Excellente capacité relationnelle et sens du travail en équipe pluri professionnelle
 Capacité d'innovation et d'anticipation, être force de propositions
 Communiquer, partager, transmettre et rendre compte
 Très bonne maîtrise des outils informatiques
 Rigueur et discrétion

CONNAISSANCES ASSOCIEES
 Maîtrise des logiciels (Word, Excel, Powerpoint…)
 Connaissance des logiciels spécifiques (Gestime, SAP CAMPUS, HR Access, …)
 Bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe

PRE-REQUIS
 Connaissance de l'APHP, des Groupes Hospitaliers Universitaires et si possible des structures de formation