Présentation de la société : PRÉFECTURE DE L'EURE

Missions

Emploi type : ASSISTANT DE
DIRECTION
CODE EMPLOI : FPDIR038
Groupe IFSE 1

Votre environnement professionnel

Activités du service

La sous-préfecture des Andelys incarne à l’échelle de l’arrondissement (185 communes et 4 établissements de coopération intercommunale) , l’État au plus près des territoires et met en œuvre les politiques publiques « au dernier kilomètre ». Outre la place qu’occupe la sous-préfecture dans la représentation de l’État au niveau de l’arrondissement, le sous-préfet et ses agents assistent au quotidien le préfet dans le contrôle du respect des lois et des règlements et concourent au maintien de l’ordre public et à la sécurité des personnes. Le sous-préfet anime et coordonne l’action des services de l’État et participe à l’exercice du contrôle administratif et du conseil aux collectivités territoriales.

Vos activités principales :
Doté d’un sens aigu de l’organisation, faisant preuve de méthodologie et d’une grande discrétion, l’assistant de direction, secrétaire du sous-préfet est un agent essentiel au fonctionnement de la sous-préfecture et à son organisation. A ce titre, vos activités principales consistent à :
1/ Assurer le secrétariat particulier du sous-préfet :

• Gérer son agenda et ses déplacements.
• Constituer les dossiers du sous-préfet en prévision des réunions et déplacements.
• Réceptionner, orienter et traiter des appels téléphoniques et mails.
• Accueillir les personnes reçues par le sous-préfet.
• Rédiger des courriers et correspondances.
• Assurer l’organisation matérielle de réunions et réceptions organisées par la sous-préfecture en ses murs et en dehors.

• Veiller à la mise à jour et à la cohérence de son agenda,
• Planifier et organiser des réunions placées sous son autorité,
• Rédiger des courriers et correspondances, mettre en forme des présentations et diaporama.
• Assister le secrétaire général dans l’organisation des réunions des maires de l’arrondissement.

• Assurer un dialogue constant avec le chauffeur du sous-préfet pour fiabiliser et sécuriser les déplacements.
• Assurer un dialogue constant avec les services du secrétariat général commun départemental notamment pour la programmation d’intervention techniques et de maintenance des bâtiments et pour la gestion des frais de déplacement du personnel.
• Créer des outils d’informations et de communication interne et externe,
• Assurer le suivi budgétaire de la sous-préfecture.

Conditions particulières d'exercice

Liaison hiérarchique :

N +1 : le secrétaire général
N+2 : le sous-préfet
Liaisons fonctionnelles :

Liaisons fonctionnelles :

• les membres du cors préfectoral et leurs secrétariats
• les chefs des services de l’État et leurs secrétariats
• les agents de la sous-préfecture
• les collectivités territoriales et usagers du service publics.

Profil recherché

Connaissances techniques
Connaître l’environnement professionnel
Niveau : Maîtrise - A acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique
Niveau : Maîtrise - Requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables ;
Niveau : Initié – A acquérir

Savoir-faire
Savoir rédiger et maîtriser l’orthographe et la syntaxe
Niveau Pratique - Requis
Savoir s'organiser :
Niveau Pratique – Requis

Savoir communiquer avec des interlocuteurs variés :
Niveau Pratique - A acquérir
 
Savoir-être
Savoir s'adapter :
Niveau Pratique - Requis
Avoir le sens des relations humaines
Niveau Pratique - Requis
Être autonome :
Niveau Pratique - A acquérir
Avoir le sens de l'organisation : niveau Maîtrise – A acquérir
Avoir l’esprit d’initiative :
Niveau Pratique – A acquérir

Durée attendue sur le poste : 3 ans