Accueil des jeunes en entreprise : déployez-vous déjà tout l’arsenal des bonnes pratiques ?

Recruter un jeune est une démarche très commune. Mais accueillir un étudiant ou un profil très junior, peut se révéler un vrai challenge pour l’entreprise et le manager ! Sur un marché où les talents restent très volatiles, nous sommes les témoins de la belle marge de progression de beaucoup d’entreprises sur le sujet.

Réussir l’onboarding, une phase d’autant plus cruciale pour les profils Juniors 

Votre processus de recrutement est bien huilé et vous avez offert une expérience de recrutement inoubliable à vos jeunes recrues. Ceux que vous avez sélectionnés sont motivés et trépignent de vous rejoindre. Parfait. Maintenant que vous avez mis la barre très haut en termes d’image employeur, ça serait dommage de briser ce bel élan avec une expérience d’intégration lamentable, vous ne pensez pas ? Et pourtant, matériel non disponible à l’arrivée, tuteur ou manager absent le premier jour, équipes qui découvrent l’arrivée du nouveau… sont le lot commun de nombreux stagiaires, alternants ou jeunes diplômés.

Inspirées des entreprises les plus en avance sur le sujet, voici quelques bonnes pratiques pour éviter ces écueils…

Si vous pensez que l’intégration démarre le jour de l’arrivée du nouveau, il y a fort à parier que vous risquiez d’être en retard. Pour les entreprises qui accueillent le mieux, l’onboarding démarre… dès que le jeune accepte votre proposition d’embauche ou d’alternance. L’intégration est un processus qui prend du temps et s’organise… il doit donc être anticipé. Mais au-delà, pour des profils juniors ultra-connectés, habitués à de très réguliers points de contact rapides et efficaces avec leur réseau, un long silence-radio peut être vécu comme stressant ou un signe de désintérêt.

Voici quelques exemples de gestes simples, qui marqueront l’esprit de vos nouveaux arrivants. Après avoir validé l’embauche, le n+1 maintient le contact de loin en loin en attendant le jour de l’arrivée physique : connexion sur LinkedIn si le jeune a un profil, petits messages de la part d’autres membres de l’équipe lui souhaitant la bienvenue (pourquoi pas un autre jeune ou d’un parrain/marraine d’intégration), transmission d’une vidéo plus poussée sur les métiers de l’entreprise et sa culture… Et quelques jours avant le jour J, on lui envoie un message pour confirmer l’adresse du site et l’heure d’arrivée, voire indiquer le dress-code du reste de l’équipe ou lui donner quelques informations sur les premières étapes de l’intégration (attention, n’éventez pas tout non plus : une bonne surprise fait aussi son effet !).

Pendant cette même période (qui précède le jour J), certaines entreprises utilisent une application dédiée à l’intégration et brandée aux couleurs de l’entreprise. Celle-ci maintient le contact avec les futurs employés durant ce moment particulier. Régulièrement (et automatiquement), les jeunes reçoivent des informations courtes et ludiques qui les rappellent aux bons souvenir de l’entreprise qu’ils rejoignent et leur démontrent qu’ils ont fait le ‘bon choix’ : mot d’accueil des dirigeants et du manager, premiers pas à venir, culture d’entreprise, avantages… Même si rien ne remplace l’échange et le contact humain, cette façon moderne et digitalisée de pré-onboarder peut plaire à certaines personnalités juniors.

Tant pour des raisons de productivité que d’image (le proverbe dit à juste titre que l’on a rarement une seconde chance de faire une première bonne impression), pensez à anticiper tous les aspects matériels. Bureau (si-si, on a parfois vu des jeunes manquer de chaise…), PC, téléphone, badge, EPI, droits informatiques et licences pour les logiciels spéciaux… Ce conseil peut sembler absurde, mais ce sont ces aspects que les jeunes remontent le plus fréquemment comment dysfonctionnant le premier jour… voire les premières semaines. Non seulement l’image de l’entreprise est écornée, mais c’est aussi la productivité et la motivation du jeune qui s’émoussent !

Dernier conseil concernant la phase d’accueil (bien évident lui aussi) : pour le premier jour, le manager doit prendre le temps d’accueillir physiquement le jeune, lui faire faire le tour des locaux (ateliers, bureaux partagés, salles de conférences, infirmerie…), lui présenter les équipes avec lesquelles il devra collaborer et, bien sûr, lui donner ses premières tâches et consignes, ainsi que les modalités de travail conjointes (fréquence des points, accompagnement prévu pour permettre la montée en compétence…).

Pour présenter l’équipe en une fois et profiter de l’occasion pour créer un moment festif, certains managers accueillent autour d’un petit-déjeuner improvisé (certains ont même instauré que c’est à l’avant-dernier arrivé dans l’équipe d’apporter les croissants. Pourquoi pas ?).

Dans les entreprises où le volume de nouveaux arrivés à la même période s’y prête, l’accueil peut se faire lors de journées d’intégration. Pour peu qu’elles soient à la fois informatives, ludiques et riches de rencontres, celles-ci sont plébiscitées par les juniors. Certaines entreprises préfèrent dédier des sessions au jeune public, tandis que d’autres mélangent volontairement tous les niveaux d’expériences afin de décloisonner et faire travailler ensemble toutes les générations. Les 2 solutions ont leurs avantages. Choisissez votre camp !

Bien choisir et former les « tuteurs » et mieux les soutenir dans leur mission d’encadrement

Pour améliorer l’accueil des jeunes en entreprise, il faut également revenir sur le rôle capital du manager ou du maître d’apprentissage. Car cette mission n’est pas toujours suffisamment expliquée aux intéressés et à leurs équipes, or c’est avant tout d’eux dont dépend la qualité de l’immersion professionnelle du jeune. Avant même de se mettre à la recherche de l’alternant ou du stagiaire idéal, le choix du tuteur et sa formation sont donc deux points fondamentaux.

Première condition de succès : il doit s’agir d’une personne volontaire. Proposez mais n’imposez rien, vous iriez probablement au-devant de déconvenues.

Ensuite, prenez en compte le temps d’encadrement du jeune dans la charge de travail du tuteur. Rien de pire pour un jeune que d’être isolé parce que son tuteur passe sa vie en réunion, ou de voir ses points systématiquement repoussés. Faire grandir un jeune et l’autonomiser prend du temps.

Même si le tuteur dispose naturellement d’une capacité à transmettre ses connaissances et savoir-faire, même s’il est doté d’un esprit pédagogue, nous vous recommandons d’arrêter le temps quelques heures et de le former à son nouveau rôle. Une façon de ‘mentaliser’ la relation à venir et son importance pour le jeune. Des formations existent pour cela.  Nous proposons d’ailleurs un e-Learning gratuit à cette intention : recrutement, intégration, montée en compétences, relation avec l’école, droit du travail et prémisses du management… tous les aspects de la relation jeune / entreprise sont à aborder. Notre conseil est que les personnes qui ont déjà endossé ce rôle au sein de l’entreprise doivent, elles aussi, se prêter régulièrement au jeu de la remise à niveau et en profiter pour faire bénéficier d’autres collègues de leur expérience acquise. La législation évolue en effet tout autant que les attentes et motivations des jeunes : une prise de recul périodique, même courte, fait beaucoup de bien et remet ce sujet à une place centrale. Certaines entreprises, comme Siemens, mettent en place tout un processus dédié à l’encadrement des tuteurs, comprenant des heures de formation, un e-learning – en l’occurrence TUTOR produit par le CFA EVE et Engagement Jeunes, et un temps dédié au partage de pratiques, pendant lequel les tuteurs peuvent échanger librement.

Enfin, et c’est l’intérêt de tous, le manager ne doit pas hésiter à se faire épauler : par l’ensemble de son équipe, qu’il peut mobiliser pour l’accueil, l’intégration et la montée en compétences du jeune. Une façon efficace de ne pas tout porter seul et, pour le jeune, l’occasion de développer rapidement son réseau au sein de l’entreprise, d’être obligé de socialiser pour se faire aider et continuer à avancer y compris lorsque son tuteur est en réunion ou en déplacement. Le manager peut aussi se faire seconder par un.e parrain/marraine d’intégration, qui sera le garant temporaire de la bonne intégration du jeune. Il pourra par exemple lui montrer comment fonctionnent tels processus ou logiciels. Expliqués une seconde fois ou d’une façon différente permet à certains sujets de s’ancrer plus solidement dans la mémoire ou les pratiques.

Pour conclure, voici les 5 conseils clés à retenir sur l’accueil d’un jeune en entreprise :

  • Maintenir le contact entre la signature du contrat et l’arrivée physique
  • Anticiper l’intégration pour éviter qu’une piètre expérience d’onboarding vienne gâcher une expérience recrutement positive
  • Prendre le temps au démarrage pour bien mettre le jeune en selle, en l’incluant dans l’équipe, en lui donnant tout ce dont il a besoin pour démarrer ainsi qu’un cap et des objectifs. L’ensemble est aussi motivant que sécurisant.
  • Former les tuteurs et valoriser leur rôle dans l’entreprise
  • Faire de l’accueil du jeune un enjeu au sein des équipes, en leur faisant comprendre que le jeune sera leur futur collègue et qu’ils ont tout intérêt à l’accueillir et à l’accompagner avec bienveillance.